기업의 공유 오피스 서비스 디자인 : 공유 오피스로 이루는 조직의 혁신과 미래지향적 워크프로세스 구축

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저자 : 위디엑스 신지영 실장 jysin@wedesignx.com
* 본 글의 저작권은 위디엑스 및 신지영 실장에게 있으며 무단복제 및 배포를 금합니다.
* 본 글은 2019년 출간 예정인 도서의 일부분으로써 저작권의 보호를 받고 있습니다.


고대부터 현재와 미래에 이어지는, 일하는 인류의 역사적 발전의 흐름을 연구해보면, 일하는 공간과 그 공간에서 일을 하는 조직원의 성과에 대한 꾸준한 논의가 세대를 이어 변화하고 시대에 적응하는 것을 알 수 있습니다. 기술의 발전 및 시대적 흐름에 따라 일하는 공간에 대한 개념과 정의도 복잡하고 다양한 역할로 진화하고 있습니다.

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 미래지향적 혁신 기업에서 최근 몇 년간 활발히 연구가 이루어 지는 오픈 이노베이션 그리고 공유 오피스의 실효성과 실제적 기여도에 대한 논쟁은 아직도 현재 진행형입니다. wework 위워크로 시작한 공유 오피스의 혁신에 대한 인식은 점차 대기업에도 퍼지게 되었으며, 이를 조직의 혁신과 연결 짓기 위한 다양한 시도들이 이루어 지고 있습니다.

위디엑스는 SK그룹의 탑다운 주도형으로 시행하는 전사적인 공유 오피스의 도입의 의의와 활용방안에 대해, SK 이천포럼의 서브포럼인 ‘디자인 포럼’을 맡게되었습니다. 약 4개월동안 SK내부 조직원들과 긴밀한 소통을 통해 연구를 진행하였습니다. 단순히 일하는 공간의 변화라는 1차원적인 접근이 아니라, 조직 문화를 새로 구축하고 조직원 주도의 기업 혁신과 지속적 성장에 기여할 수 있는 공유 오피스의 성공적 안착이 실현되는 과정을 수행하였습니다. 위디엑스에서는 SK그룹의 공유 오피스 연구를 맡게되면서 공유 오피스의 정의와 글로벌 트렌드 리서치, 도입 방법과 활성화 방안에 대한 선행 연구를 시작하였습니다. 해외 공유 오피스의 도입과 관련한 기사와 논문들을 수집하고 분석하였고, 국내에서도 다양한 방법으로 도입되고 운영되는 공유 오피스의 사례를 분석하였습니다.

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위디엑스의 자체 수행이 아닌 SK의 임직원과 함께 고민해야하는 프로젝트 특성 상, 내부 조직원들의 의견과 공감대 형성이 핵심 과제였습니다.

공유 오피스를 통한 최고경영진의 요구는 명확했습니다. 공유 오피스에서 조직의 업무 형태와 네트워킹의 혁신적 매트릭스 구축을 통해 워크프로세스의 혁신과 창의적 인재들의 활발한 활동이 일어나는 공간으로 만드는 것이었습니다. 하지만 그동안 지내왔던 익숙한 환경에서 갑자기 공간의 형태만 바뀌었다고 해서 행동양식의 변화를 기대하는것은 무리가 있다는 의견도 존재했습니다.

그렇지만 항상 그래왔듯이, 조직이나 개인은 언제든 환경의 변화에 적응하고 오히려 더욱 발전하는 형태를 반복하며, 이를 기반으로 하여 미래를 대비해 왔습니다. SK기업에서 최고경영진 주도의 공유 오피스를 도입하는 것은 미래지향적인 기업의 고민과 실천을 대내외적으로 전달 하는 강력한 메세지이며, 이러한 혁신의 강한 의지는 국가적인 차원에서의 파급효과도 있을 것으로 예상됩니다.

이번 연구를 통해 주관적이고 개별적인 의미의 행복과 객관적이고 공동체적 행복에 대해서 처음 고민하게 되었습니다. 일하는 공간에서 얻는 행복이라는 의미의 정의가 필요했습니다. 조직문화의 혁신과 행복한 기업문화의 달성은 정량적 접근법으로 해결되지 않는 통합적인 과정이 존재하며, 이를 통해 기업의 미래성장동력을 실현해야하는 근본적인 과제를 해결해야 했습니다. 시간이 지날 수록 이러한 고민의 과정들은 점차 구체적인 방법으로 논의가 진행되었습니다. 개인과 기업이 동시에 발전을 도모하는 구체적인 방안들은 모두를 배려하고 존중하며 상호 발전하는 사내문화의 구축이라는 새로운 관점으로 도출 할 수 있었습니다. 또한 이런 구체적인 방안들은 발생할 수 있는 모든 고려사항들을 촘촘하게 대비하여야 하며, 조직원들이 소외되거나 손해를 보지않고 개인과 기업에 기여할 수 있는 장을 마련하는 기본 구조를 염두에 두고 진행되었습니다.

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공유오피스에 대한 위디엑스의 관점

1. 공유오피스로 이루는 수평적 조직으로의 탈바꿈 <하버드 비즈니스 리뷰 2019 MAY-JUNE> 참조
‘어떤 관계가 고객 가치 창출에 가장 중요한가? 라는 질문에서 오늘날 혁신과 사업개발 기회의 대부분은 부서간, 부문간, 조직간 인터페이스(interface)에서 비롯됩니다. 많은 고객이 원하고 기업들은 개발에 골머리를 앓는 통합 솔루션은 수평적 협업에서 나올수 있습니다.

2. 수평적 팀워크의 가치
미국 하버드대학교의 하이디 K. 가드너에 따르면 경계를 넘어서는 협업을 추진하는 기업일수록 고객충성도가 강하고 수익성도 높습니다. (참조 링크 : https://www.hbrkorea.com/magazine/article/view/2_1/page/1/article_no/1360) 혁신은 갈수록 다양한 분야간 협업의 성공 여부에 따라 그 성과가 달라질 것이고, 비즈니스의 디지털화 속도는 무서울 정도이며, 세계화로 인해 국경을 넘어 일할 수 있는 사람들에 대한 수요는 점점 더 커집니다. 여러 사람들을 모아 인터페이스 협업 프로젝트를 이끌 수 있는 경영자에 대한 수요도 계속 커지고 있습니다.

3. 공유오피스도입으로 사일로 무너뜨리기
사일로를 무너뜨리는 방법 중 하나는 공식 조직구조를 바꾸는 것입니다. 이런 접근은 혼란을 야기하며 진행의 속도가 느리기 때문에 한계가 있습니다. 새로운 구조가 들어서면 어떤 문제는 해결이 되지만 새로운 문제가 생기기도 합니다. 연구 결과, 우리는 직원들이 조직 전체에서 전문가 집단을 찾아내고 연결함으로서, 자신과 매우 다른 사고방식을 가진 동료와 보다 더 효과적으로 일할 수 있도록 훈련될 수 있다는 결론을 내렸습니다. 이 시점에서 최고경영진의 역할이 중요한데 , 리더는 개인 차원, 조직 차원에서 직원들이 이런 어려움을 극복할 수 있는 역량을 키울 수 있게 지원해야 합니다. 효과적인 인터페이스 협업을 가능케 하는 네가지 방법에 대한 훈련과 지원을 제공해야 한다는 의미입니다.


공유오피스 활용 방안

1. 문화중개자(cultural broker) 양성
문화중개자는 각 팀의 경계를 넘는 협업을 가능하게 하는 다리 또는 접착제 역할을 하게 됩니다. 다리의 역할은 문화중개자가 일종의 매개체가 될 수 있도록 합니다. 각 부서나 지역의 사람들이 일상 업무에 크게 지장을 받지 않으면서 협력할 수 있도록 합니다. 다리역할의 중개자가 양쪽에 대한 상당한 지식이 있고, 각기 원하는 바를 제대로 파악할 수 있을 때 가장 효과적입니다. 접착제 역할의 중개자는 사람들을 한데 모아 서로를 이해하게 하고 오래가는 관계를 만들어 줍니다. 다른지역과 부서의 동료들을 연결해 주는 역할을 하는데, 사람들 간에 신뢰감을 만들어 주고, 서로 각각의 언어를 해석할 수 있도록 도와줍니다. 다리 타입 중개자와의 차이점 접착제 타입 중개자는 나중에 그들이 돕지 않아도 사람들이 경계를 넘어 함께 일할 수 있는 역량을 키워줍니다.

최고경영진들은 전사적으로 직원들이 회사의 여러파트에 노출될 수 있는 역할로 옮길 수 있는 기회를 부여함으로써 보다 많은 중개자들을 양성할 수 있습니다. 이런 방식은 일반 관리자들에게도 좋은 훈련 기회가 되고, 많은 순환식 리더십 개발 프로그램들이 성취하고자 하는 목표입니다. 조직내 모든 사람들이 본격적인 문화중개자가 돼야 한다는 의미는 아닙니다. 하지만 의식적인 노력을 통해 문화중개자 층을 두텁게 하고, 협업이 순조롭게 운영되도록 지원하는 역할을 부여한다면 조직에 매우 도움이 될 것입니다.


2. 다른 사람의 눈으로 세상을 보게 하라.
최고 경영진은 조직원들이 단순히 다른 집단에 대해 호기심을 갖고, 그들의 사고방식이나 업무방식에 대해 질문하도록 격려하는 데 그쳐서는 안 됩니다. 조직원들이 다른사람들의 관점을 적극적으로 생각해 볼 수 있도록 해야 합니다. 와튼스쿨의 데보라 도허티 교수가 진행했던 성공적인 상품 혁신의 방해 요인과 관련된 연구를 비롯해 여러 연구에서 이런 관점의 차이가 인터페이스 협업 불이해로 이어지게 된다고 일관되게 지적하고있습니다. 산업 간 혁신 프로젝트에 관해 진행한 연구는 다양한 참가자가 서로의 관점에 대해 이해할 때 프로젝트가 성공할 수 있다는 결론을 얻었습니다. 노스 웨스턴대의 브라이언 우치는 성공한 팀의 리더들이 다른 사람의 관점으로 세상을 보는 비상한 능력이 있다고 합니다. 이런 리더들은 팀원들의 다양한 ‘언어’를 구사할 수 있습니다. 다른 연구에서도 다양한 팀원들이 다른 사람들의 관점을 적극적으로 취하면, 정보 공유의 긍정적 효과가 커지고 팀의 창의성도 좋아진다고 합니다. 최근 국내의 대기업에서 최대의 화두로 떠오르는 ‘창의성’과 ‘창의적 인재의 발굴’을 고려해 볼 때, 공유 오피스의 도입과 조직내부의 소통과 발상의 변화를 함께 이루는 것도 혁신을 이루는 데 기여할 것입니다.


3. 사일로 간 대화 (cross silo dialogues)
리더는 일방적인 정보전달 세션보다는 사일로 간 대화할 수 있는 기회를 만들어야 합니다. 이런 대화의 목표는 모든 참여자가 지식을 공유하고, 입력되는 다양한 정보를 새로운 솔루션으로 생산해 낼 수 있도록 하는 것입니다. 사람들이 다른 사람들의 생각을 들어볼 수 있도록 세심하게 대면식 회의를 조직하면 가장 효과가 좋습니다. 이런 과정에서 때론 고객도 참여합니다. 모 컨설팅 그룹에서는 고객과의 협업하에 여러 질문을 탐색하고 솔루션을 개발하기 위해 고객에게 일방적으로 정보를 전달하던 전통적 방식의 회의를 워크샵 형식으로 대체하기 시작했습니다.이 새로운 형식은 고객과 컨설턴트 모두 서로로 부터 배울 수 있는 기회를 만들어 줍니다.

프로젝트를 마치며

2020년 이후 다가올 산업구조의 대대적 변화와 새로운 시대적 혁신의 과제를 해결하는 사명감을 가지고 프로젝트에 임하였습니다. 일반적인 프로젝트와 달리, SK 조직의 깊숙한 의식의 흐름과 진솔한 고민을 마주할 수 있었습니다. 정해진 답은 없었지만, 기업이 가지고 있는 독특한 문화와 의식구조의 전환을 공간의 변화를 통해 이끌어 내야 했습니다. 많은 대기업과의 프로젝트 및 협업을 수행 했지만, SK 그룹의 조직 문화와 혁신 추구를 디자인으로 해결하려는 과정의 접근방식이 인상적이었고, 진행 방식 또한 매우 상호 보완적이며 도전적이었습니다. 조직원과 함께 만들어가고 함께 고민하며, 실행하는 기업문화를 구축하는 과정은 매우 선진화된 방식이며, 이러한 기업문화는 미래지향적 조직문화로 자리 잡을 것입니다. 다양한 방식으로 진행되는 활동들을 반복적으로 수행하면서 지속적인 전문가 집단과의 협업을 거치게 됩니다. 이러한 과정 중 발생하는 시행착오는 개선해나가고, 성공사례는 더욱 고도화하여 SK기업의 고유한 조직 문화로 깊게 뿌리 내리며 미래의 성장 동력으로 작용할것 입니다.

이에 전세계가 SK라는 초 일류 기업의 혁신 행보로 공유오피스 도입을 주시하고 있으며, 이러한 SK기업의 혁신 프로세스를 학습하고 싶어하는 상황입니다. 각 개인의 혁신적 워크프로세스의 구축, 조직과 개인, 조직과 조직의 원활한 소통과 협업, 나아가 기업 혁신의 원동력이 될 수 있는 SK기업의 공유 오피스 도입이 성공적으로 발전되기를 진심으로 응원합니다.


저자 : 위디엑스 신지영 실장 jysin@wedesignx.com
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