조직 간 사일로를 해결하는 커뮤니케이션 프로세스 연구

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저자 : 위디엑스 신지영 실장 jysin@wedesignx.com
* 본 글의 저작권은 위디엑스 및 신지영 실장에게 있으며 무단복제 및 배포를 금합니다.
* 본 글은 2019년 출간 예정인 도서의 일부분으로써 저작권의 보호를 받고 있습니다.


‘조직 내 원활한 커뮤니케이션’이라는 이슈는 소프트웨어 개발업에 종사하는 대다수의 개발 인원은 한 번 이상의 경험이 있는 주제로써, 위디엑스에서 이에 대해 효과적인 해결안을 연구하였습니다.

최근 몇 년간 스타트업, 대학교 학생모임, 대기업 조직 등 다른 형태와 다른 팀원으로 구성되어 있는 조직 내에서의 가장 큰 고민은 무엇이냐고 물었을 때 공통적으로 나왔던 답변은 부서 간, 팀원 간의 커뮤니케이션 어려움이었습니다. 이는 조직의 규모와 형태와는 상관없이 각기 다른 업무를 공동으로 개발할 경우 발생하는 상황입니다. 각 부서의 개발 언어가 다르게 정의되고, 그에 따른 업무의 프로세스가 표준화 되지 못한 이유도 있습니다.

소프트웨어 개발은 기존에 존재하는 형태의 서비스 보다는 무형의 새로운 형태의 서비스가 대부분이기 때문에 프로젝트에 임하는 팀원이 모두 공감된 업무의 정의와 방향성을 충분히 논의하여, 이를 검증해 가는 과정을 반복하는 것이 바람직 합니다.

위디엑스가 지난 몇 년간, 다양한 형태의 조직과 고민을 함께 해결해 가는 과정에서, 업무 진행 중 부서 간 효과적인 커뮤니케이션의 여부가 프로젝트의 성공적 완수와 밀접한 관련이 있다는 결론을 얻었습니다. 일반적으로 같은 조직에 속해, 하나의 프로젝트를 수행할 경우에는 ‘내부의 구성원들이 알아서 잘 소통하겠지’라고 생각하지만, 업무를 위한 소통과 내부의 결속력과는 다소 차이가 있습니다. 한 조직내의 구성원이라 하더라고 각자가 맡은 업무의 내용과 진행 상황에 따라 예기치 못한 갈등이 생겨날 가능성이 항상 존재하기 때문입니다. 또한 결과에 대한 책임이 작용하게 되는 경우에는 더욱 방어적인 자세로 업무에 임하게 됩니다.

정부기관, 교육기관, 대기업, 스타트업, 심지어 고등학교에서 학생들과의 수업을 진행 할 때도 똑같은 상황이 일어났습니다. 위디엑스는 이러한 현상들이 개발에 참여하는 인원의 업무 역량이 문제이기 이전에 사람간 소통의 방식에 차이 때문에 일어나는 상황이라고 인식하고 연구를 시작하였습니다.

2019년도 부터 하버드 의대에서 인공지능 시대에 최적화 된 수업으로 강의 형태를 파격적으로 혁신하여 전세계의 교육자들에게 큰 영향을 주었습니다. ‘플립러닝(flipped learning)’을 전면적으로 도입하기로 했다는 점입니다. 흔히 ‘거꾸로 교실 (역진행 수업 방식)’이라 불리는 플립러닝은 학습자가 온라인으로 선행학습을 하고 오프라인에서는 교수와 학생을 대상으로 토론식 강의를 진행하는 역진행 수업 방식입니다. 하버드 의대는 사전에 동영상과 과제물을 통해 학생들이 스스로 학습을 하고 수업 시간에는 소그룹으로 나눠 토론하는 방식으로 수업을 진행하고 있습니다. 아이러니하게도 인공지능시대에 사람과 사람의 커뮤니케이션이 더 중요하게 대두된다는 사실을 하버드 의대에서는 합리적이고 민첩하게 대응한 사례로 보여집니다.

위디엑스와 고객사와의 커뮤니케이션이 항상 원활했던 것은 아니었습니다. 다양한 형태의 조직과 다양한 범주의 프로젝트를 경험하며 겪었던 시행착오가 축적되며 최상의 커뮤니케이션 도구(tool)와 워크 프로세스를  위디엑스의 방식으로 개발하게 되었습니다.

디지털 트랜스포메이션과 인공지능시대의 도래로 내부  업무의 고도화, 타 부서와의 협업이 이전 시대에 비해 폭발적으로 증가하고 있습니다.2020년 이후에는 팀이라는 용어나 조직이라는 용어가 다른 의미로 쓰여질 가능성이 높다고 보여집니다. 정해진 장소와 일정한 팀원을  조직이라고 하는 현재와 다르게 프로젝트 중심의 팀이 구성되고 결합될 것이며, 프로젝트 완수 후에는 다른 팀으로 배치되는 일이 반복되는 형태를 띄게 될것입니다. 이러한 업무 형태는 이미 국내외의 많은 대기업에서 성과를 거두고 있습니다.

최근 몇 년간 위디엑스와 국내 최대의 대기업들이 함께  워크샵과 프로젝트를 하는 소중한 기회들이 이어졌습니다.  이러한 공동작업 중 기업 내부의 고민을 공유하는 시간이 존재했으며, 항상 나오는 가장 큰 이슈는 프로젝트를 수행하는 구성원 간 의 커뮤니케이션에 어려움을 겪는다는 내용이 다수를 차지했습니다.

위디엑스는 이러한 고민들을 해결하는데 도움을 드리는 일을 꾸준히 수행하고 있으며, 프로젝트를 수행하는데 있어 효과적인 디자인 도구(tool)의 활용법을 공유하도록 하겠습니다.

조직내 원활한 커뮤니케이션을 위한 디자인 도구(TOOL)의 활용을 설명하기에 앞서 먼저 위디엑스에서 정의하는 디자인에 대한 개념을 간단히 소개하겠습니다. 위디엑스는 디자인을 ‘단순히 아름답게 꾸미는 것’ 이상의 상위 개념으로, 프로젝트를 수행하는 일련의 과정을 설계하는 의미로 정의하였습니다. 미적 아름다움을 브랜딩의 총괄 개념으로 가지고 가면서, 전체  프로젝트 수행의 ‘단계별 필요한 시각적 커뮤니케이션 도구의 적용’의 개념으로 디자인을 활용하는 방법론 입니다.국내에서는 아직 보편화 되지 않은 생소한 개념일 수 있으나 해외의 디자인 에이전시는 시각적 표현을 포함한 프로젝트의 전체 개발에 참여하여 과정을 총괄하는 역할을 맡고 있습니다.

고객사와 본격적으로 업무를 진행하다 보면 참여 인원들 간의 용어 정의가 동일 하지 않는 경우가 종종 목격되고 있습니다. 이러한 용어의 정의가 공유 되지 않는 경우 원활한 진행이 어려울 수 있습니다.

위디엑스는 이러한 경험들을 바탕으로 디자인 의뢰를 받은 시점부터 고객사의 다양한 요구와 컨셉들을 기록하고 이를 기반으로 서비스의 정의와 용어 사용의 이해를 위한 문서를 작업합니다. 이를 기반으로 구체적인 서비스의 윤곽이 정확히 공유 될 수 있는 단계별 디자인 도구들을 사용하게 됩니다. 서비스와 용어의 정의가 구체적으로 이루어 지고 나면, 서비스를 고객과 기업의 관점에서 가치를 측정하여 요소를 도출합니다. 이를 토대로 서비스 시나리오를 작성하여 프로젝트에 참여하는 팀원들이 빠른 시간에 공감대를 형성하여 업무에 몰입할 수 있게 합니다. 또한 각 부서에서 예상되는 이슈들을 미리 점검해 보고 공통된 목표 지점을 향해 함께 진행 할 수 있어, 시작 시점부터 업무의 효율이 높을 수 있습니다. 서비스 시나리오의 마지막 단계에서는 도출된 각 부서의 업무를 정리하게 됩니다.   부서별 업무가 정리되었으면 실무의 단계가 본격적으로 진행됩니다.


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1. IA문서 : 서비스 기획 초기 단계에 구성하게 되는 IA(인포메이션 아키텍처 / Information Architecture)는 서비스에서 제공하려는 다양한 정보와 기능을 화면 단위로 구조화한 문서입니다. 화면으로 시각화하기 전에, IA 문서를 사용하여 서비스의 콘텐츠 혹은 기능들을 기준으로, 서비스의 전체적인 구조와 위계를 파악할 수 있기 때문에 사전 커뮤니케이션에 이용될 수 있습니다.


2. 플로우차트 : 플로우 차트를 통해서는 고객의 의사결정 행동에 따른 서비스의 플로우를 파악할 수 있습니다. IA 문서로 서비스의 기본 골격을 잡았다면, 플로우 차트를 작성하여 서비스의 흐름 및 단계를 설정하게 됩니다. 플로우 차트는 고객의 행동에 따라 어느 시점에서 분기가 일어나게 되는지 어떤 단계까지 고려되었는지  파악하기 쉽습니다. 또한 화면 기획 이전 단계에서 다른 부서의 사람들에게 서비스의 흐름을 상상하고 이해할 수 있도록 도와줍니다.

** 기본적으로 IA와 플로우차트는 서비스의 초기 기획 단계에서 작성되기 시작합니다. 하지만 한 번의 작성으로 끝나는 것이 아니라, 디자인 작업을 완료할 때까지 조직간의 커뮤니케이션을 통해 지속적으로 수정된후 완성됩니다.


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3. 개발자용 스토리보드 : 스토리보드는 디자인 작업이 완료된 후 개발자가 어떻게 개발해아 하는지에 대한 구체적인 설명을 포함한 문서로, 디자이너와 개발자 간의 가장 직접적인 커뮤니케이션 요소라고 할 수 있습니다. 스토리보드에는 콘텐츠 및 기능에 대한 설명, 사용자 행동에 따른 인터랙션이나 화면의 이동 등 개발 시 고려되어야 하는 모든 사항을 작성합니다. 그렇기 때문에 디자이너 혹은 기획자는 스토리보드 문서만보고도 개발자들이 개발을 할 수 있도록 상세하게 작성해야 합니다.


4. 제플린 계정 : 제플린 ( http://zeplin.io )같은 Hand-off 툴은 디자인 결과물을 클라이언트 혹은 개발사에 전달할 때 단순히 디자인만 전달하는 것이 아닌 해당 리소스 (폰트 및 컬러 값, 오브젝트 좌표, 어셋 추출 등) 같이 전달할수 있는 측면에서 편의성이 있습니다. 또한 디자인 수정 시 제플린 계정으로 통해서 즉각적인 업데이트가 가능하다는 부분이 커뮤니케이션 측면에서 큰 이점으로 작용합니다. (위의 동영상은 공식 제플린 영상으로써, 제플린이 가지고 있는 특징을 잘 설명해주고 있습니다)


위에서 설명드린 일련의 디자인 도구를 활용한 커뮤니케이션을 개발의 각 단계에 적절하게 사용한다면, 프로젝트에서 흔히 겪는 개발자와 대립하는 상황은 현저히 줄어들 것입니다. 팀원들은 각자가 맡고 있는 업무를 공유하는데 어려움을 해결하고, 반복되는 갈등의 악순환을 차단하는데 도움이 될 것입니다. 효율적인 디자인 도구들은 현재도 계속 출시 , 개발 되고 있으며 이러한 디자인 도구(tool)의 특장점을 분석하고 파악하여,  적재적소에 활용한다면 업무의 효율성을 극대화 시키고 조직내의 원활한 소통을 성취할 수 있습니다.

조직 내의 원활한 소통과 업무의 효율성 향상은 기업내의 혁신을 이루어 내는 기본 요소이기 때문에 위디엑스도 이에 대한 노력을 꾸준히 이어가고 있습니다. 위디엑스의 구성원들도 디자인 토크(Design Talks)라는 내부 워크샵을 지속적으로 운영하여, 위디엑스 팀원 간의  원활한 커뮤니케이션을 위해 노력하고있습니다.

동일 프로젝트를 진행하더라도 각자 맡은 분야의 업무는 상이하기 때문에  팀원들과 자신의 업무를 공유하고, 문서화하여 서로의 업무 진행 상황을 보완할 수 있는 사내 문화를 만들어 가고 있습니다. 이와 같이 지속적인 개선과 점검, 도입 후 검증이라는 순환 방식을 통해 위디엑스는 어떤 방식의 디자인 커뮤니케이션 도구가 업무의 효율성을 높이는 지에 대해 꾸준히  연구 하고 있습니다.

본 글을 참조하시어, 기업 내 효과적인 디자인 도구(tool)을 도입함으로써 원활한 커뮤니케이션으로 향상된 조직 효율과 혁신을 성공적으로 이루어 내시는데 도움이 되기를 진심으로 기원합니다.

저자 : 위디엑스 신지영 실장 jysin@wedesignx.com
* 본 글의 저작권은 위디엑스 및 신지영 실장에게 있으며 무단복제 및 배포를 금합니다.
* 본 글은 2019년 출간 예정인 도서의 일부분으로써 저작권의 보호를 받고 있습니다.


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